Een vergadering van een uur kan gemakkelijk nog een half uur extra werk opleveren. Aantekeningen moeten worden uitgewerkt, besluiten teruggevonden en actiepunten verdeeld. Notuleren met AI in Copilot kan een groot deel van dat proces versnellen. Microsoft Copilot kan informatie uit een vergadering structureren, samenvattingen maken en helpen om afspraken om te zetten in concrete vervolgacties.
Dat betekent niet dat Copilot de menselijke notulist volledig vervangt. De grootste winst ontstaat wanneer je AI gebruikt voor het verwerken en structureren van informatie, terwijl een medewerker de uiteindelijke controle houdt. Zo combineer je snelheid met betrouwbaarheid.
Wil je dit direct in de praktijk leren toepassen? Bekijk dan de training Notuleren met AI in Copilot van Academie Nederland.
Wanneer een vergadering binnen Microsoft Teams wordt vastgelegd en de juiste functies binnen de organisatie beschikbaar zijn, kan Copilot helpen om de inhoud van het gesprek overzichtelijk te maken. Je kunt bijvoorbeeld vragen welke besluiten zijn genomen, welke onderwerpen nog openstaan en welke acties tijdens de vergadering zijn afgesproken. De precieze mogelijkheden zijn afhankelijk van de Microsoft 365-licenties en instellingen binnen de organisatie.
Een goede werkwijze begint echter al vóór de vergadering. Zorg voor een duidelijke agenda en benoem tijdens het overleg expliciet wanneer iets een besluit of actiepunt is. Hoe duidelijker de input, hoe beter Copilot de informatie daarna kan structureren.
Een praktische werkwijze is:
Vergadering → transcriptie of vergaderinformatie → Copilot → samenvatting → controle → actiepunten
Copilot kan bijvoorbeeld antwoorden op vragen zoals:
Gebruik je Microsoft Copilot ook voor andere dagelijkse werkzaamheden? Dan sluit de training Efficiënter werken met Copilot in Microsoft 365 hier goed op aan. Academie Nederland behandelt daarin bredere toepassingen van Copilot binnen Microsoft 365.
De grootste meerwaarde van AI zit niet alleen in het schrijven van een samenvatting. Een goed vergaderverslag moet vooral duidelijk maken wat er na de vergadering moet gebeuren.
Stel dat tijdens een vergadering wordt gezegd:
“Sanne past de laatste teksten aan. Joris controleert morgen de tracking. Donderdagmiddag bepalen we of de nieuwe pagina vrijdag live kan.”
In plaats van deze informatie ergens in een lange alinea te plaatsen, kun je Copilot vragen om er een duidelijke actielijst van te maken:
| Actie | Eigenaar | Deadline |
|---|---|---|
| Teksten aanpassen | Sanne | Voor donderdag |
| Tracking controleren | Joris | Morgen |
| Go/no-go bepalen | Team | Donderdagmiddag |
Daarna blijft menselijke controle belangrijk. Een woord als morgen moet bijvoorbeeld worden vervangen door een concrete datum voordat je de actielijst deelt. Controleer daarnaast namen, bedragen, deadlines en formuleringen die gevoelig kunnen zijn.
Wie vooral beter wil worden in het onderscheiden van hoofd- en bijzaken, besluiten en actiepunten kan daarnaast kijken naar de training Effectief notuleren. Daar ligt de nadruk op de basisprincipes van duidelijke en bruikbare verslaglegging.
AI kan veel werk uit handen nemen, maar organisaties moeten ook nadenken over privacy, toegang, controle en afspraken rondom AI-gebruik. Niet iedere vergadering is automatisch geschikt voor transcriptie of AI-verwerking.
Maak daarom vooraf duidelijk:
Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers begrijpen dat AI-output niet automatisch correct is. Copilot kan informatie verkeerd interpreteren, nuance missen of een besproken mogelijkheid presenteren alsof deze al definitief is besloten. De gebruiker blijft daarom verantwoordelijk voor de controle.
Organisaties die AI breder willen inzetten, doen er goed aan medewerkers ook te trainen in veilig en kritisch gebruik. Binnen de training AI Geletterdheid leren deelnemers onder andere hoe AI werkt, hoe je output beoordeelt en hoe AI verantwoord binnen het dagelijkse werk kan worden toegepast. Academie Nederland
Met een vaste werkwijze kan notuleren met AI in Copilot daardoor veel meer worden dan automatisch een verslag laten schrijven. Het wordt een manier om sneller van vergadering naar besluit, verantwoordelijkheid en concrete opvolging te gaan.
Wil je hiermee zelf aan de slag? Download dan de whitepaper Notuleren met AI in Copilot: van vergadering naar actiepunten of bekijk de training van Academie Nederland.
Heb je nog steeds vragen? Geen zorgen. Hier behandelen we de belangrijkste vragen, zodat je precies weet waar je aan toe bent.” Staat je vraag er niet tussen? Neem dan gerust contact op met ons. Dan helpen we je graag verder
Microsoft Copilot kan helpen om de inhoud van een vergadering samen te vatten en informatie zoals kernpunten, besluiten, openstaande vragen en actiepunten te structureren. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt onder andere af van de Microsoft 365-omgeving, licenties en vergaderinstellingen. Controleer de gegenereerde informatie altijd voordat je deze als definitieve notulen gebruikt.
Ja. Je kunt Copilot bijvoorbeeld vragen om alle besproken acties te verzamelen en deze te structureren op actie, verantwoordelijke persoon, deadline en eventuele afhankelijkheden. Wanneer een eigenaar of deadline niet duidelijk is genoemd, is het verstandig dit expliciet te laten aangeven in plaats van Copilot zelf informatie te laten invullen.
Voor bepaalde mogelijkheden tijdens en na een Microsoft Teams-vergadering speelt transcriptie een belangrijke rol. De exacte werking verschilt per licentie en configuratie van Microsoft Teams en Microsoft 365. Organisaties moeten daarnaast zelf bepalen wanneer transcriptie vanuit privacy- en informatiebeleid passend is.
AI kan het notuleerproces aanzienlijk versnellen, maar de output moet worden gecontroleerd. Let vooral op namen, cijfers, deadlines, besluiten en formuleringen. AI kan context missen of een voorstel per ongeluk formuleren alsof het al een definitief besluit is.
Begin met een vaste aanpak: zorg voor een duidelijke agenda, benoem tijdens de vergadering expliciet besluiten en acties, gebruik na afloop vaste prompts en controleer de AI-output. Tijdens de training Notuleren met AI in Copilot van Academie Nederland oefenen deelnemers dit proces aan de hand van praktische vergadersituaties.
We helpen je graag bij het vinden van de training die bij jouw wensen aansluit.
