Veel organisaties vragen zich af hoe zij kunnen aantonen dat medewerkers AI-geletterd zijn. Dat is logisch, want AI-geletterdheid klinkt snel als iets abstracts. Wanneer is iemand voldoende AI-geletterd? Is een training genoeg? Moet er een toets zijn? En moet iedere medewerker een certificaat krijgen? De AI Act schrijft niet één vaste vorm voor, maar organisaties doen er goed aan om hun maatregelen zorgvuldig vast te leggen.
Aantoonbaarheid helpt ook intern. HR weet wie training heeft gevolgd, managers weten welk kennisniveau aanwezig is en medewerkers weten welke afspraken gelden. Wanneer er later vragen ontstaan over AI-gebruik, kun je laten zien dat de organisatie niet zomaar AI heeft ingevoerd, maar bewust heeft gewerkt aan kennis, beleid en verantwoord gebruik.
Het doel van aantoonbaarheid is niet om zoveel mogelijk documenten te verzamelen, maar om te laten zien dat de organisatie bewust heeft nagedacht over AI-gebruik. Een helder overzicht van beleid, training en verantwoordelijkheden is vaak waardevoller dan een grote map met documenten die niemand gebruikt.
Een sterk bewijs begint met duidelijkheid. Breng eerst in kaart welke AI-tools worden gebruikt, door wie ze worden gebruikt en waarvoor. Daarna bepaal je welke kennis medewerkers nodig hebben. Iemand die AI gebruikt voor eenvoudige tekstvoorstellen heeft andere instructie nodig dan iemand die AI inzet bij HR, klantcommunicatie, managementrapportages of besluitvorming.
De basis kan worden gelegd met AI Geletterdheid. Voor organisaties die het bewijs steviger willen organiseren, past AI Governance, Risk & Compliance goed als interne verdieping.
Neem in dit overzicht ook informele toepassingen mee. Vraag medewerkers bijvoorbeeld welke AI-tools zij gebruiken om teksten te verbeteren, data te ordenen, vergaderingen samen te vatten of klantvragen te beantwoorden. Zo ontdek je waar AI al waarde toevoegt en waar extra afspraken nodig zijn.
Je kunt AI-geletterdheid aantoonbaar maken met een combinatie van documenten. Denk aan een AI-beleid, een overzicht van toegestane tools, een risico-inschatting per afdeling, presentielijsten, certificaten, trainingsprogramma’s, toetsresultaten en praktische werkinstructies. Het is vooral belangrijk dat de documentatie past bij het risico.
Een kleine organisatie die AI gebruikt voor teksten heeft minder zware documentatie nodig dan een organisatie die AI inzet in HR-processen, klantdata of besluitvorming. Wie AI-richtlijnen wil opstellen, kan intern doorlinken naar AI beleid & ethiek in de organisatie.
Maak het bewijs praktisch door te werken met vaste formats. Denk aan een kort trainingsverslag, een lijst met leerdoelen, een overzicht van deelnemers en een eenvoudige risicocheck per afdeling. Daarmee blijft het beheer overzichtelijk en voorkom je dat compliance te zwaar of onduidelijk wordt.
Training is een belangrijk onderdeel van het bewijs. Leg vast welke medewerkers hebben deelgenomen, op welke datum, welke onderwerpen zijn behandeld en welk leerdoel de training had. Denk aan veilig prompten, privacy, bias, dataveiligheid, menselijke controle en het controleren van AI-output. Een korte toets of praktijkopdracht kan extra helpen.
Maak AI-geletterdheid tot slot structureel. AI-tools veranderen snel en medewerkers ontdekken voortdurend nieuwe toepassingen. Daarom is het verstandig om AI-geletterdheid op te nemen in onboarding, jaarlijkse opfrissing, functiegerichte ontwikkeling en interne communicatie. Wil je weten op wie deze verplichting van toepassing is? Lees dan Voor wie geldt AI-geletterdheid?. Wil je als werkgever een bredere aanpak maken? Ga dan verder met AI Act checklist voor werkgevers.
Heb je nog steeds vragen? Geen zorgen. Hier behandelen we de belangrijkste vragen, zodat je precies weet waar je aan toe bent.” Staat je vraag er niet tussen? Neem dan gerust contact op met ons. Dan helpen we je graag verder
Door training, beleid, richtlijnen, deelname, leerdoelen, toetsing en praktijkafspraken vast te leggen. Het bewijs wordt sterker wanneer duidelijk is welke AI-risico’s de organisatie heeft beoordeeld en welke maatregelen daarbij horen.
Een vast certificaat is niet verplicht, maar een deelnamebewijs of certificaat kan wel helpen als onderdeel van het bewijsdossier. Belangrijker is dat de inhoud van de training past bij het werk en de risico’s van de medewerkers.
Nee. Beleid is belangrijk, maar medewerkers moeten de afspraken ook begrijpen en toepassen. Combineer beleid daarom met training, praktische voorbeelden en duidelijke communicatie.
Dat is niet verplicht, maar een korte toets of praktijkopdracht kan helpen om begrip aantoonbaar te maken. Denk aan vragen over veilige gegevensinvoer, controle van output en situaties waarin overleg nodig is.
Gebruik vooral AI Geletterdheid als basis. Voor organisaties die ook beleid, rollen en documentatie willen versterken, passen AI beleid & ethiek in de organisatie en AI Governance, Risk & Compliance.
We helpen je graag bij het vinden van de training die bij jouw wensen aansluit.
